Что такое Потоки
в задачах Битрикс24

В последнем обновлении Битрикс24 «Орион» появилась новая функция «Потоки», позволяющая отслеживать замедление бизнес-процессов на разных этапах, в отделах и среди сотрудников.

Сегодня мы расскажем о назначении Потоков, их создании, оценке эффективности и применении в разных отделах компании.

Абсолютно в любой компании существует множество регулярных процессов, требующих от сотрудников быстрого выполнения поставленных задач. Если кто-то из исполнителей перегружен или не может выполнить задачу по каким-либо причинам, это замедляет весь процесс и работу коллектива. Такая ситуация похожа на узкое горлышко, ведь скорость всего процесса определяется скоростью работы сотрудников.

Битрикс24 Потоки позволяют удобно контролировать бизнес-процессы и быстро определять, по какой именно причине или на каком сотруднике замедляется общий темп работы.

После этого откроется специальное меню настройки Потока. В первую очередь необходимо указать основные данные нового Потока.

Создание Потока — достаточно простая и интуитивно понятная процедура. Чтобы начать, перейдите в раздел «Задачи и проекты», откройте вкладку «Потоки» и нажмите кнопку «Создать поток».

1. Название для быстрого поиска Потока в общем списке.
2. Описание, которое поможет другим пользователям понять, для каких задач создан этот Поток.
3. Сотрудники, которые могут добавлять задачи в Поток.
4. Время на выполнение задач в Потоке. Для всех задач в Потоке будет установлен крайний срок в соответствии с указанным временем на их выполнение.

Кроме того, есть возможность настроить пропуск выходных и праздничных дней, чтобы система не учитывала их при постановке задач.

1. Распределение задач

Предлагается три варианта распределения:

• По очереди

Позволяет автоматически назначать каждую новую задачу следующему сотруднику в очереди из списка ответственных за Поток.

• Вручную

Все задачи Потока будут назначены выбранному сотруднику, который сможет делегировать их другим ответственным вручную.

• Самостоятельно

Сотрудники могут брать новые задачи в Потоке самостоятельно, как только завершат текущие.

2. Разрешать исполнителю изменять крайний срок

Позволяет ответственным за Поток сотрудникам самостоятельно изменять крайний срок выполнения задач.

3. Уведомлять исполнителя на половине срока

Позволяет включить автоматические уведомления ответственных сотрудников о приближении крайнего срока. Например, если до установленного дедлайна осталось 8 часов, то система напомнит исполнителю о задаче за 4 часа до того, как она будет просрочена.

4. Отправлять на проверку постановщику

Позволяет включить автоматический возврат выполненных задач обратно к постановщику для проверки и подтверждения выполнения.

5. Выбрать проект Потока

Вы сможете выбрать существующий проект или создать новый.

6. Создавать задачи только по шаблону

Позволяет выбрать существующий или создать новый шаблон для постановки задач в рамках созданного Потока.

После того как информация о Потоке заполнена, нужно нажать на кнопку «Продолжить» и перейти к основным настройкам.

1. Администратор Потока

Указанный пользователь получит те же права, что и создатель Потока. Таким образом, выбранный сотрудник сможет менять любые настройки Потока, а также будет получать уведомления о новых задачах.

2. Уведомлять, если задач в очереди больше чем заданное значение

Система будет автоматически уведомлять администратора Потока о том, что в очереди слишком много задач.

3. Уведомлять, если задач в работе больше чем заданное значение

Система будет автоматически уведомлять администратора Потока о том, что количество задач превышает заданное значение.

4. Уведомлять, если эффективность ниже

Система будет автоматически уведомлять администратора о падении эффективности ниже заданного уровня.

5. Доступ к BI-аналитике (В разработке)

В дальнейшем разработчики планируют добавить возможность автоматического формирования BI-отчётов, что позволит более объективно оценивать эффективность того или иного Потока.

Вот и всё. Осталось нажать всего одну кнопку, и можно создавать задачи в Потоке!

Финальный этап создания Потока, который содержит всего 4 пункта.

Чтобы создать задачу в Потоке, зайдите в общий список Потоков, выберите нужный Поток и нажмите кнопку «Создать задачу». Затем следует стандартная процедура создания задач, за исключением того, что постановщик не сможет изменить сроки выполнения, ответственного и проект, поскольку они устанавливаются автоматически в соответствии с настройками Потока.

В общем списке Потоков вы сможете быстро оценить эффективность каждого из них. Когда в очереди накапливается слишком много задач, система отображает снижение эффективности в процентах и окрашивает Поток в красный цвет. Так вы сможете быстро определить проблемные Потоки среди общей массы.

Как мы уже говорили ранее, в любом отделе или компании могут возникнуть сложности с оперативным выполнением задач. Битрикс24 Потоки помогут вам не только равномерно распределить задачи между сотрудниками, но и быстро найти причину замедления работы команды. Именно поэтому данный инструмент может быть полезен в любом подразделении компании.

Если у вас остались вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами. Специалисты компании IT-Solution расскажут о новом функционале более подробно.

Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.