Представьте ситуацию: компания запускает новое приложение. Отдел маркетинга вовсю готовит рекламные кампании, согласовывает бюджеты, договаривается с блогерами. Дизайнеры создают макеты и баннеры. Копирайтеры пишут тексты.

А разработка параллельно с этим выясняет, что часть функций, на которые делается ставка в процессе продвижения продукта, не будет реализована к старту. А от части решений вовсе придется отказаться — как минимум на время.

Но связь между командами не налажена. Проджект-менеджеры разрываются между чатами, информация теряется, передается не полностью и с задержками. Поэтому маркетологи узнают о правках за несколько дней до старта кампании.

Итог печальный: дедлайны и договоренности сорваны, часть работы проделана зря, между отделами конфликт. Найти ответственных и разобрать проблему, чтобы избежать ее в дальнейшем, тоже непросто: каждая команда по отдельности работала хорошо.

Подобные ситуации — когда несколько отделов должны действовать синхронно, а в итоге что-то идет не так — регулярно случаются в разных компаниях. И чем крупнее бизнес, тем сложнее сотрудникам договариваться и налаживать совместную работу.

В этом материале рассказываем, как указанные сложности помогает решить создание кросс-функциональной команды и как управлять ей в Битрикс24.

Кросс-функциональная модель становится необходимостью там, где результат создается усилиями нескольких подразделений одновременно. Если использовать для этого классические методы управления, то бизнес сталкивается с рядом существенных проблем:

• Ручной контроль и бесконечные совещания. Руководителю приходится по частям собирать картину происходящего: писать участникам, сводить данные из разных источников, проводить совещания, фиксировать итоги — и через несколько дней повторять все сначала. Вместо того чтобы принимать решения и двигать проект вперед, он тратит энергию на то, чтобы просто понять, на каком этапе работа находится прямо сейчас.

• Срыв сроков выполнения проектов. Когда задачи явно не связаны между собой, задержка в одном процессе влияет на всю цепочку. Постфактум все понимают, где и что пошло не так. Но в моменте никто не видит приближающейся проблемы.

• Каждый отдел работает по-своему. Одни сотрудники договариваются в Telegram, другие привыкли к почте, третьи обсуждают задачи на ежедневных созвонах. Когда эти люди начинают работать над одним проектом, вместо команды возникает набор людей с разными привычками и регламентами. В грамотно выстроенной кросс-функциональной команде все взаимодействие стандартизировано.

Такой формат работы оправдан в тех случаях, когда задача целиком не решается усилиями специалистов только одного отдела. Вот наиболее типичные ситуации:

• Запуск продукта или услуги на рынок. Здесь одновременно нужны: сам продукт, выстроенная воронка продаж, маркетинговая кампания и отлаженная поддержка. Ни один отдел не закроет это самостоятельно. И в идеале ни один не должен ждать, пока соседний закончит свою часть работы.

• Работа с крупным или ключевым клиентом. Сложная сделка может требовать участия отдела продаж, технических специалистов, юристов и бухгалтеров одновременно. Любая задержка или несогласованность между ними — и клиент уйдет к конкуренту.

• Внутренние трансформации и внедрения. Переход на новую систему, реструктуризация процессов, подключение CRM — все это затрагивает сразу несколько отделов и требует их совместного участия, а не последовательного согласования.

• Антикризисное реагирование. Когда что-то пошло не так — продукт не работает, клиент недоволен, репутация под угрозой, — нужна быстрая слаженная реакция от разных отделов одновременно. Последовательная цепочка согласований вместо синхронной работы здесь только ухудшает положение.

Разработка и тестирование гипотез. Появление нового направления, эксперименты с продуктом, пилотные проекты — есть ситуации, где важно быстро проверить идею силами разных отделов.

Состав всегда зависит от задачи. Но в общем случае роли внутри команды делятся на несколько типов:

• Руководитель проекта либо тимлид — отвечает за общий результат, синхронизирует участников, принимает ключевые решения;
• Функциональные эксперты — в основном линейный персонал с глубокими знаниями в своей сфере, который решает задачи в рамках зоны ответственности;
• Координатор, проектный менеджер — следит за сроками, фиксирует договоренности, контролирует статус выполнения задач;
• Фасилитатор — управляет процессом взаимодействия внутри команды. Он не принимает решения за других, но создает условия, при которых работа идет быстро и качественно.

При этом частично задачи фасилитатора можно автоматизировать и передать системе. Например, в такой роли все чаще выступает Битрикс24, поскольку на платформе есть соответствующий функционал:

• Автоматическая смена ответственных по задаче и статусов
• Прозрачная работа с дедлайнами
• Чек-листы в задачах, четкое распределение зон ответственности

Возьмем пример из вступления: допустим, компания разрабатывает и выводит на рынок новое приложение. В кросс-функциональной команде маркетологи, SEO-специалисты, копирайтеры, дизайнеры, разработчики, тимлиды работают параллельно и синхронно с самого начала.

Разработчик сразу узнает, какие характеристики продукта важны для продаж. Маркетолог понимает технические ограничения еще до того, как разработает презентации для клиентов или ТЗ для блогеров. И хотя формально это сотрудники разных подразделений, фактически это одна команда, которая работает на единый результат — успешный запуск приложения.

Кросс-функциональная команда — это группа сотрудников из разных отделов компании, которые объединяются для работы над общей задачей или проектом. Маркетолог, разработчик, менеджер по продажам, дизайнер, бухгалтер — каждый отвечает за свою часть процесса, но все ориентированы на общий результат.

Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.