КЭДО в Битрикс24: как автоматизировать кадровый документооборот
КЭДО в Битрикс24: как автоматизировать кадровый документооборот
Дата публикации: 11 декабря 2025
Каждая четвертая российская компания уже перешла на электронный документооборот. Но многие все еще продолжают работать исключительно с бумажными версиями. Много ли теряет бизнес, придерживаясь старого подхода? Стоит ли автоматизировать документооборот? И как это сделать?
В статье рассказываем, что такое КЭДО, какие у него есть особенности и почему бизнесу стоит отказаться от волокиты с бумажными документами.
В статье рассказываем, что такое КЭДО, какие у него есть особенности и почему бизнесу стоит отказаться от волокиты с бумажными документами.
Почему бизнесу необходимо сокращение бумажного документооборота
Работа с физическими документами обходится бизнесу слишком дорого. Подготовка, согласование, контроль — все это требует времени, которое в цифровой экономике является критически важным ресурсом. Пока ваш отдел кадров тратит его на оформление бумаг, конкуренты сокращают издержки и ускоряют рост выручки.
Вот ключевые причины, почему бизнесу стоит уходить от классического документооборота:
Вот ключевые причины, почему бизнесу стоит уходить от классического документооборота:
Бумажный документооборот по мере роста компании и штата превращается в бутылочное горлышко. В итоге вместо роста показателей бизнес получает дополнительные издержки, возросший хаос и нагрузку на отдел кадров.
Ограниченная масштабируемость
При ручной работе с документами недочеты неизбежны. Опечатки, ошибки в датах и реквизитах, устаревшие шаблоны — все эти недоработки являются следствием человеческого фактора и могут приводить к конфликтам внутри коллектива.
Высокий риск ошибок
Сюда относится потерянное время на доставку, а также организацию повторной отправки, если требуются корректировки. А при наличии сотрудников, работающих удаленно, курьеры превращаются в постоянную статью расходов.
Расходы на курьерскую доставку
При ручном документообороте очень сложно отследить реальное положение дел. У кого сейчас документ? Почему он не подписан? Когда были внесены правки? Руководитель вынужден тратить время на контроль за операционной деятельностью вместо работы по развитию компании.
Отсутствие прозрачности и контроля
Отправка бумаг, ожидание оригиналов, личные визиты в офис — все это усложняет и замедляет работу. Кроме того, организация документооборота превращается в хаос, когда часть файлов хранится в облаке или на компьютере, а часть — в виде физических копий.
Сложности с работающими на удаленке сотрудниками
Ошибки в кадровых документах могут стать поводом для санкций со стороны Государственной инспекции труда. Поскольку при ручном документообороте невозможно гарантировать стопроцентный контроль, то любой экземпляр несет потенциальную угрозу.
Штрафы от ГИТ
Исправления в бумажных документах — долгий и сложный процесс. Найти оригинал, внести правки, согласовать — на одну корректировку уходит до нескольких часов. При большом потоке документов это отнимает ресурсы отдела кадров и замедляет работу всей компании.
Высокие затраты времени на корректировки
Сколько бизнес теряет на бумажном документообороте
Сразу оговоримся, что приведенные нами расчеты содержат усредненные показатели. Реальные цифры зависят от множества факторов: региона, размера компании, количества офисов, уровня текучки и прочего.
Тем не менее даже приблизительный расчет позволяет увидеть реальный масштаб потерь. Кроме того, вы всегда можете подставить свои собственные данные и рассчитать, сколько стоит ручная работа с документами конкретно вашему бизнесу.
Итак, чтобы понять порядок цифр, можно использовать простую модель расчета. В большинстве компаний основные затраты складываются из трех компонентов: времени сотрудников, затрат на логистику и на исправление ошибок.
Предположим, что в компании трудится 150 человек. Каждый из них в год отправляет в отдел кадров или руководителям 10 документов. Сюда относятся заявления на отпуск, отгулы и больничные, запросы справок 2-НДФЛ, ознакомления с приказами.
Оформление документов в среднем на всех стадиях отнимает около часа: от составления заявления сотрудником до согласования ответственным лицом. Средняя зарплата в РФ — 100 000 ₽, а стоимость часа — 600 ₽.
→ В таком случае потери бизнеса составляют: 150*10*600 = 900 000 ₽ в год.
И это — только прямые операционные затраты. В реальности же и количество документов, и время на их обработку обычно гораздо больше, чем в нашем примере. Поэтому реальная стоимость работы с кадровыми документами для разбираемой нами компании составит более 1 млн ₽ в год.
При этом в расчет не включены косвенные потери: потенциальные штрафы, задержки в оформлении новых сотрудников, простои в процессах и репутационные риски, связанные с ошибками в документах. Также мы не считаем затраты на курьеров и время на исправление.
→ С учетом всех перечисленных факторов в среднем общие затраты составляют ~ 1,5-2 млн ₽ в год.
Тем не менее даже приблизительный расчет позволяет увидеть реальный масштаб потерь. Кроме того, вы всегда можете подставить свои собственные данные и рассчитать, сколько стоит ручная работа с документами конкретно вашему бизнесу.
Итак, чтобы понять порядок цифр, можно использовать простую модель расчета. В большинстве компаний основные затраты складываются из трех компонентов: времени сотрудников, затрат на логистику и на исправление ошибок.
Предположим, что в компании трудится 150 человек. Каждый из них в год отправляет в отдел кадров или руководителям 10 документов. Сюда относятся заявления на отпуск, отгулы и больничные, запросы справок 2-НДФЛ, ознакомления с приказами.
Оформление документов в среднем на всех стадиях отнимает около часа: от составления заявления сотрудником до согласования ответственным лицом. Средняя зарплата в РФ — 100 000 ₽, а стоимость часа — 600 ₽.
→ В таком случае потери бизнеса составляют: 150*10*600 = 900 000 ₽ в год.
И это — только прямые операционные затраты. В реальности же и количество документов, и время на их обработку обычно гораздо больше, чем в нашем примере. Поэтому реальная стоимость работы с кадровыми документами для разбираемой нами компании составит более 1 млн ₽ в год.
При этом в расчет не включены косвенные потери: потенциальные штрафы, задержки в оформлении новых сотрудников, простои в процессах и репутационные риски, связанные с ошибками в документах. Также мы не считаем затраты на курьеров и время на исправление.
→ С учетом всех перечисленных факторов в среднем общие затраты составляют ~ 1,5-2 млн ₽ в год.
Что такое КЭДО и какие у него есть особенности
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, которая позволяет взаимодействовать с сотрудниками по всем кадровым вопросам онлайн без дублирования информации на бумаге. Работники могут безопасно оформлять, согласовывать, подписывать и хранить любые файлы исключительно в цифровом формате.
В отличие от пересылки файлов в мессенджерах или по почте, КЭДО регулируется трудовым законодательством РФ — в частности, статьей 22.1 ТК РФ, Федеральным законом от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи» и Приказом Минтруда РФ от 20.09.2022 N 578н.
Сами документы, в отличие от фото или сканов, имеют юридическую силу без наличия бумажного оригинала и оформляются с помощью официальной электронной подписи. Также благодаря КЭДО в хранении файлов появляется системность, в то время как в мессенджерах или почте важные документы легко удалить или потерять.
Кроме того, система КЭДО автоматически фиксирует факт ознакомления сотрудника с документом, что служит юридическим доказательством в отличие от подтверждения о прочтении сообщения в мессенджере.
Однако у КЭДО все же есть ряд ограничений. Вы не можете полностью оцифровать работу со следующими документами:
Ведение этих документов требует наличия оригинала на бумажном носителе.
В отличие от пересылки файлов в мессенджерах или по почте, КЭДО регулируется трудовым законодательством РФ — в частности, статьей 22.1 ТК РФ, Федеральным законом от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи» и Приказом Минтруда РФ от 20.09.2022 N 578н.
Сами документы, в отличие от фото или сканов, имеют юридическую силу без наличия бумажного оригинала и оформляются с помощью официальной электронной подписи. Также благодаря КЭДО в хранении файлов появляется системность, в то время как в мессенджерах или почте важные документы легко удалить или потерять.
Кроме того, система КЭДО автоматически фиксирует факт ознакомления сотрудника с документом, что служит юридическим доказательством в отличие от подтверждения о прочтении сообщения в мессенджере.
Однако у КЭДО все же есть ряд ограничений. Вы не можете полностью оцифровать работу со следующими документами:
- Бумажные трудовые книжки
- Акты о несчастном случае на производстве
- Приказы об увольнении
- Инструкции по охране труда
Ведение этих документов требует наличия оригинала на бумажном носителе.
Как перевести ведение документов в КЭДО
Хотя внедрение КЭДО пока не является обязательным, экономические выгоды от такого решения стали настолько очевидными, что все больше компаний рассматривают его как новый стандарт работы.
Если и вы планируете перевести кадровый документооборот в электронный формат, то вот что для этого потребуется:
1. Определите, какие процессы стоит перенести в КЭДО в первую очередь
Необязательно оцифровывать сразу все. Начните с документов, которые в вашей компании создаются и согласуются чаще остальных: например, заявления на отпуск и командировку, положения о премировании. Такой подход дает коллективу время привыкнуть к новому инструменту.
2. Выберите платформу для КЭДО
В России ведение КЭДО регулируется Трудовым кодексом. Там же, в статье 22.1, перечислены информационные системы, которые можно использовать для ведения электронного документооборота. К ним относятся:
Выбранный сервис должен поддерживать работу с цифровыми подписями, надежно хранить оформленные документы, предоставлять доступ к истории действий пользователей, а также иметь функционал для создания собственных шаблонов.
3. Получите согласие от работников
Сотрудники выбирают КЭДО добровольно. Для этого необходимо получить от них письменное подтверждение на бумажном носителе. Если работник отказывается переходить на КЭДО, ведение документов с ним продолжается в классическом формате.
Если сотрудник был впервые трудоустроен после 01.01.2022, то его согласие на переход на цифровой документооборот не требуется, система может быть использована автоматически. Для ведения КЭДО с работниками, работающими на удаленке, также не обязательно их письменное согласие.
4. Подготовьте локальные нормативные акты
Для перехода на КЭДО требуется внести изменения в правила внутреннего документооборота и утвердить порядок использования электронной подписи. Укажите в них:
5. Начните с пилота и масштабируйте
Грамотное решение — запустить КЭДО в рамках одного подразделения или для конкретного типа документов. Пилот помогает выявить организационные нюансы, собрать обратную связь от сотрудников и доработать процесс. После этого масштабирование внедрения КЭДО происходит значительно быстрее.
Если и вы планируете перевести кадровый документооборот в электронный формат, то вот что для этого потребуется:
1. Определите, какие процессы стоит перенести в КЭДО в первую очередь
Необязательно оцифровывать сразу все. Начните с документов, которые в вашей компании создаются и согласуются чаще остальных: например, заявления на отпуск и командировку, положения о премировании. Такой подход дает коллективу время привыкнуть к новому инструменту.
2. Выберите платформу для КЭДО
В России ведение КЭДО регулируется Трудовым кодексом. Там же, в статье 22.1, перечислены информационные системы, которые можно использовать для ведения электронного документооборота. К ним относятся:
- Цифровая платформа «Работа в России»
- Готовые сторонние решения, соответствующие требованиям законодательства
- Собственные решения (информационные системы) работодателя, соответствующие требованиям законодательства
Выбранный сервис должен поддерживать работу с цифровыми подписями, надежно хранить оформленные документы, предоставлять доступ к истории действий пользователей, а также иметь функционал для создания собственных шаблонов.
3. Получите согласие от работников
Сотрудники выбирают КЭДО добровольно. Для этого необходимо получить от них письменное подтверждение на бумажном носителе. Если работник отказывается переходить на КЭДО, ведение документов с ним продолжается в классическом формате.
Если сотрудник был впервые трудоустроен после 01.01.2022, то его согласие на переход на цифровой документооборот не требуется, система может быть использована автоматически. Для ведения КЭДО с работниками, работающими на удаленке, также не обязательно их письменное согласие.
4. Подготовьте локальные нормативные акты
Для перехода на КЭДО требуется внести изменения в правила внутреннего документооборота и утвердить порядок использования электронной подписи. Укажите в них:
- Типы используемых электронных подписей (простые, усиленные квалифицированные либо усиленные неквалифицированные)
- Порядок уведомления коллектива о внедрении КЭДО
- Конкретные документы, работа с которыми будет перенесена в КЭДО
- Порядок ознакомления с материалами в рамках КЭДО
- Даты введения новой системы документооборота
5. Начните с пилота и масштабируйте
Грамотное решение — запустить КЭДО в рамках одного подразделения или для конкретного типа документов. Пилот помогает выявить организационные нюансы, собрать обратную связь от сотрудников и доработать процесс. После этого масштабирование внедрения КЭДО происходит значительно быстрее.
Сложности при работе с КЭДО в рамках сторонних сервисов
Если ваша команда работает в Битрикс24, то сторонние сервисы для ведения КЭДО могут стать удобным решением на старте, когда важно просто оцифровать процессы. Но со временем такой подход создает дополнительные издержки:
- Несогласованность процессов. Команда тратит больше времени на переключения между сервисами, когда кадровые документы ведутся на одной платформе, а ежедневная операционная работа — на другой.
- Сложности с адаптацией под политику компании. У бизнеса часто есть свои внутренние правила работы с документами, но подстроить под них сторонние сервисы не всегда возможно. Приходится либо менять привычный порядок действий, либо искать обходные пути.
- Дополнительные расходы. Для использования сторонних сервисов требуется покупка лицензий. Чем больше в компании штат сотрудников, тем дороже будет стоить использование сторонней платформы для КЭДО.
Возможности КЭДО в Битрикс24
В рамках внедрения электронного документооборота важна не цифровизация ради самой цифровизации. Нужно решение, которое встроится в ежедневные процессы, сократит лишние действия и позволит команде работать быстрее.
КЭДО в Битрикс24 — это не отдельная платформа, а часть единой рабочей среды. Ниже — ключевые преимущества инструмента, который позволяет упростить и структурировать работу с документами внутри компании.
КЭДО в Битрикс24 — это не отдельная платформа, а часть единой рабочей среды. Ниже — ключевые преимущества инструмента, который позволяет упростить и структурировать работу с документами внутри компании.
Система КЭДО + Госключ доступна всем пользователям тарифов «Стандартный», «Профессиональный» и «Энтерпрайз». Вам не нужно дополнительно платить за подключение к сервису.
Доступ к инструменту без доплаты
Подключение сотрудников к КЭДО занимает всего несколько минут, а первоначальное внедрение системы — от 1 до 14 дней в зависимости от размера компании.
Быстрая настройка системы
Если вы уже ведете документооборот в системе 1С, то легко сможете настроить обмен данными между двумя платформами: информация будет автоматически передаваться из системы в систему.
Интеграция с 1С
Функция группового подписания документов позволяет ускорить процесс ознакомления и согласования файлов любым количеством сотрудников, не привлекая для этого дополнительные ресурсы со стороны отдела кадров.
Масштабирование без нагрузки на отдел кадров
Для подписи документов используется официальное приложение от Минцифры России. Это бесплатно и полностью соответствует нормам законодательства.
Безопасная подпись через Госключ
Вы можете использовать индивидуальные формулировки и структуру файлов, ускорив работу с типовыми документами внутри компании и настроив систему под ваши запросы, а не наоборот.
Работа с собственными шаблонами
Вам не нужно разрываться между несколькими сервисами и помнить, в каком из них хранится важная информация. КЭДО полностью интегрировано в рабочую среду Битрикс24, что экономит время и упрощает работу.
Работа в рамках одного окна
Данные компании хранятся в защищенном облаке внутри закрытого контура, доступ посторонних к ним исключен. Кроме того, администраторы могут дополнительно ограничить права доступа к определенным разделам и внутри компании.
Конфиденциальность и защита данных
Как подключить Госключ к Битрикс24 — три простых шага
2. На следующем этапе необходимо настроить совместную работу корпоративного портала и системы Госключ:
- Подайте заявку на подключение в Битрикс24 или обратитесь за помощью к интегратору: сертифицированный партнер поможет настроить все быстро и без проволочек
- После одобрения заявки от Битрикс24 создайте на портале Госуслуг доверенность для получения API-ключа одним из ответственных лиц компании
- Когда API-ключ будет сформирован, на вашем портале укажите Госключ как провайдера для системы КЭДО
3. Протестируйте систему, подписав несколько документов.
Настроить интеграцию между вашим корпоративным порталом и приложением Госключ, чтобы подписывать документы прямо с мобильного телефона, можно всего за несколько шагов:
1. Для начала работникам компании нужно скачать и зарегистрироваться в приложении Госключ, заполнив необходимые данные.
1. Для начала работникам компании нужно скачать и зарегистрироваться в приложении Госключ, заполнив необходимые данные.
Итог
Бизнес тратит впустую до нескольких миллионов рублей в год, продолжая вести документооборот на бумажных носителях. Сократить издержки и автоматизировать процесс помогает система КЭДО.
Кадровый электронный документооборот позволяет оформлять, подписывать и хранить любые материалы в онлайн-формате — без необходимости дублирования на бумажных носителях. Это безопасно и полностью соответствует требованиям закона.
В Битрикс24 функционал КЭДО органично вписан в работу платформы. Вам не нужно отдельно приобретать лицензию и переключаться между несколькими сервисами: работа с документами, в том числе из 1С, доступна в режиме одного окна.
Также в Битрикс24 есть интеграция с мобильным приложением Госключ, которое позволяет подписывать документы прямо со смартфона. Настроить работу КЭДО в Битрикс24 можно самостоятельно или с помощью интегратора.
Кадровый электронный документооборот позволяет оформлять, подписывать и хранить любые материалы в онлайн-формате — без необходимости дублирования на бумажных носителях. Это безопасно и полностью соответствует требованиям закона.
В Битрикс24 функционал КЭДО органично вписан в работу платформы. Вам не нужно отдельно приобретать лицензию и переключаться между несколькими сервисами: работа с документами, в том числе из 1С, доступна в режиме одного окна.
Также в Битрикс24 есть интеграция с мобильным приложением Госключ, которое позволяет подписывать документы прямо со смартфона. Настроить работу КЭДО в Битрикс24 можно самостоятельно или с помощью интегратора.
Нужна помощь с настройкой КЭДО в Битрикс24? Пожалуйста, оставьте заявку в форме ниже. Будем рады ответить на возникшие вопросы и взять на себя всю техническую часть, чтобы превратить ваш корпоративный портал в мощный инструмент для развития компании.
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
Смотрите также
Смотрите также