База Знаний для Битрикс24: какое приложение лучше? Сравнение внутри!

Дата публикации: 4 августа 2020

Хранить всю информацию по работе на портале Битрикс24 удобно любому бизнесу. По этой причине в маркете приложений появилось несколько вариантов приложений для ведения корпоративной вики, а также сам Битрикс24 имеет встроенную Базу Знаний.

В сегодняшней статье мы сравним встроенную Базу, а также ряд приложений, разработанных партнерами, в том числе и нашу собственную разработку приложение База Знаний от IT-Solution.

В сравнении участвуют:

• Встроенная База Знаний Битрикс24
• База Знаний от IT-Solution (более 11 000 установок бесплатной и более 3 000 установок платной версии)
• База Знаний Атлас24 от Информатика и Сервис (более 13 000 установок)
• База Знаний от Эм Си Арт (более 7 000 установок)
• База Знаний от Атласиб (более 800 установок)
• Корпоративная Вики от AlterEGO (более 700 установок)

Вы сможете создавать статьи, пользуясь любым из вариантов, однако встроенная База Битрикс24 сильно отличается от привычного формата "папка со статьями". На бесплатном тарифе вы сможете создать в ней только одну Базу, в которой можно будет добавлять странички. У вас не будет меню, если только вы сами не создадите нечто похожее на него в элементе "Сайдбар", который показывается в левой части любой из статей встроенной Базы Знаний: теоретически вы можете сохранять туда ссылки на другие страницы, но для этого вам придется вносить все обновления вручную, что, конечно, создает лишнюю работу.

Партнерские приложения предлагают гораздо более удобный интерфейс навигации по вашей корпоративной энциклопедии. В большинстве случаев вы сможете записывать информацию и перемещаться по Базе Знаний без затруднений. Исключением является приложение от Эм Си Арт: на сегодняшний день создавать там разделы и статьи может только администратор-создатель портала (пользователь с ID 1), и если требуется, чтобы в Базе Знаний работали другие сотрудники, администратор должен назначить их модераторами. Они смогут редактировать тот контент, где имеют права модераторов, но не смогут создавать новый.

Количество статей, которые вы можете создавать, используя любой вариант Баз Знаний, не ограничено.

Встроенная База Знаний Битрикс24 не позволяет выставлять права доступа на свое содержимое, и ее могут использовать все сотрудники на портале. Отчасти это компенсируется тем, что Битрикс24 позволяет создавать помимо основной Базы Знаний отдельные Базы Знаний по проектам, опираясь на доступы оттуда, однако вести множество отдельных Баз Знаний достаточно не удобно.

Партнерские приложения все позволяют собрать все в одном месте, и большинство из них дает выставить права доступов для нужных сотрудников (кроме приложения от Атласиб, где такой функционал отсутствует).

Механизм выставления доступов в партнерских приложениях отличается.

База Знаний от IT-Solution позволяет выставить как общие доступы на всю Базу — кто может создавать статьи, разделы, кто может публиковать их во внешний интернет; так и индивидуальные доступы к каждой статье, а в расширенной версии и к каждому разделу. Выставлять индивидуальные права на контент могут администраторы, авторы контента и те, кому добавили право на редактирование. Таким образом одновременно могут работать все нужные сотрудники, и контролировать доступы к информации внутри Базы Знаний легко и просто.

База Знаний от Информатики и Сервиса требует регистрации, отдельной от учетной записи Битрикс24. После установки приложения Администратор должен сам пройти регистрацию на сайте Атлас24, создать там Базу Знаний, выбрать сотрудников, которые должны иметь возможность редактировать содержимое Базы Знаний, отправить им приглашения на регистрацию на сайте Атлас24, и после того, как они ее пройдут, они появятся в списке пользователей в настройках уже самого приложения Атлас24 на портале, где администратор сможет назначить им нужные права: только чтение, редактирование либо полный доступ. Такое решение имеет как плюсы, так и минусы: вы сможете работать в Базе Атлас24 отдельно от Битрикса, но процесс регистрации сложный и не удобный.

Выставлять доступы на контент в приложении Атлас24 можно будет, используя только список пользователей, зарегистрированных на сайте Атлас2.

Внутри приложения имена сотрудников, имеющих доступ к работе с Базой знаний Атлас24, будут браться не из Битрикс24, они отобразятся такие, с какими сотрудники зарегистрировались на сайте Атлас24.

В Базе Знаний от Эм Си Арт вы сможете создать роли для выставления доступов, и распределить их между сотрудниками на портале для каждой статьи или раздела индивидуально. Общие настройки доступов для Базы в этом приложении отсутствуют, что может вызвать неудобство, если требуется изменить много доступов сразу: все придется делать для каждой статьи или раздела по отдельности.

В Корпоративной вики от AlterEGO вы сможете настроить список пользователей, которые могут читать или редактировать статьи и разделы, а также создавая нужный список для каждой статьи или раздела индивидуально. Недостаток здесь, как и в случае с Эм Си Арт, это отсутствие возможности быстро выставить доступы на всю Базу.

Встроенная База Знаний Битрикс24 не имеет древовидной структуры для содержимого. Там отсутствует иерархическая структура как таковая, соответственно, если вам требуется создать определенную вложенность контента, у вас не получится это сделать. Поиск и теги во встроенной Базе Знаний Битрикс24 отсутствуют. Есть фильтрация, но только по названиям статей, их авторам и датам создания/изменения. Вы не сможете искать статьи по фрагменту текста или по тегу.

В отличие от встроенной Базы Знаний, все партнерские приложения имеют удобную и привычную всем иерархическую структуру разделов и статей, поиск, включающий не только название, но и содержимое статей. База Знаний от Атласиб показывает только структуру разделов.

Большинство приложений от партнеров дают присваивать статьям теги. Исключением является приложение Корпоративная вики от AlterEGO, где теги к статьям отсутствуют.

Увидеть историю изменений можно только в Базе Знаний от IT-Solution и в Атлас24. Остальные варианты такой возможности не предоставляют.

Публиковать статьи из Базы Знаний в Живую ленту позволяет только База Знаний от IT-Solution. Вы сможете включить режим отслеживания, и тогда при изменении статьи, у поста в живой ленте будут появляться комментарии об этом. В расширенной версии Базы Знаний от IT-Solution есть возможность публиковать статьи не только в виде простого поста, но и в качестве важного сообщения.

В большинстве обсуждаемых вариантов Баз Знаний встроен визуальный редактор WYSIWYG (what you see is what you get). Это удобный и современный вид редакторов, потому что вы можете сразу увидеть готовый результат.

Перечислим некоторые особенности приложений, использующих такой редактор.

База Знаний от IT-Solution использует визуальный редактор Froala, в который было добавлено множество уникальных фич, имеющихся только там.

База Знаний от Битрикс24 представляет собой микс из визуального текстового редактора и готовых блоков из встроенного конструктора сайта. Поэтому чтобы, например, вставить картинку или видео, вам нужно будет найти нужные блоки и добавить их отдельно, сам редактор дает только редактировать текст.

Единственное приложение, в котором отсутствует визуальный редактор, это Корпоративная Вики от AlterEGO.В этом редакторе вы будете видеть код для примененных стилей, пока статья редактируется, и чтобы увидеть результат, нужно будет сохранить статью, либо включить режим Side by side, в котором вы сможете видеть, как будет выглядеть готовая статья.

Большинство приложений, представленных в статье, работает хорошо и стабильно.

При тестировании проблемы со скоростью работы возникли только в случае с приложениями База Знаний от Эм Си Арт и Корпоративная Вики от AlterEGO. В этих двух приложениях процессы создания статей и разделов, обновления структуры папок и т.п. периодически занимали продолжительное время. Иногда изменения становились видны только после перезагрузки страницы.

Вы можете получить поддержку по встроенной Базе Знаний в рамках общей поддержки Битрикс24, уровень которой зависит от вашего тарифа Битрикс24.

Приложение База Знаний от IT-Solution имеет свой собственный чат поддержки, находящийся в шапке приложения, которым может воспользоваться любой сотрудник портала, где База Знаний установлена.

В приложении Атлас24 вы можете обратиться в поддержку с сайта Атлас24, где вы регистрировали пользователей для нее.

В Базе Знаний от Эм Си Арт имеется виджет с чатом, где вы можете задать вопросы по приложению.

В остальных вариациях Базы Знаний быстрый канал поддержки отсутствует.

В случае, если вам необходимо выгрузить содержимое Базы Знаний, либо перенести ее содержимое на другой портал, только пара приложений позволит это сделать: База Знаний от IT-Solution и Атлас24.

В остальных случаях возможность импорта и экспорта отсутствует.

Большинство вариантов Баз Знаний, включая встроенную Базу от Битрикс24 доступны только внутри портала и привязаны непосредственно к нему.

Приложение Атлас24 находится отдельно от Битрикс24 и имеет собственную авторизацию, поэтому вы можете работать отдельно от портала на странице самого приложения.

Приложение База Знаний от IT-Solution также позволяет работать в новом окне. Вам потребуется иметь токен авторизации в Битрикс24 (войти в нужный портал), после чего вы можете перейти в новое окно, нажав на ссылку в левом меню, и работать отдельно от Битрикс24.

Внутренние инструкции Для того, чтобы быстрее начать использовать все возможности выбранного приложения, удобно иметь инструкции внутри.

В Базе Знаний IT-Solution открывается окно со множеством видео и текстовых инструкций при старте. Там можно узнать все необходимое о приложении, а если окно вам мешает, есть настройка, которая его убирает. Окно с инструкциями можно убирать и возвращать по желанию каждого пользователя индивидуально.

В приложении Атлас24 вы получите папку с инструкциями при установке приложения.

В приложении Корпоративная Вики от AlterEGO имеется небольшая инструкция в приветственной статье, которую вы увидите после установки приложения.

Остальные варианты не содержат встроенных инструкций, вам потребуется изучать их самостоятельно, либо искать инструкции где-то еще.

Поделиться статьей Базы Знаний вне портала, на котором она установлена, позволяет только База Знаний от IT-Solution. В этом приложении вы сможете легко получить общественную ссылку и послать ее куда угодно. Она откроется сразу же и не потребует авторизации.

В остальных случаях просматривать статьи смогут либо только сотрудники, авторизованные на портале, либо, в случае с Атлас24, авторизованные на сайте Атлас24.

В Базе Знаний от IT-Solution имеется ряд дополнительных функций, использующих чаты Битрикс24.

Пользователи любой из версий смогут настроить автоответчик для открытых линий на своем портале, который будет показывать статьи, подходящие под то, что клиенты пишут в открытую линию (например, если к вам обратился покупатель и спрашивает про условия доставки, чат-бот Базы Знаний в открытой линии даст ему ссылку на статью Доставка).

Пользователи расширенной версии смогут обсуждать статьи в чате, отправляя туда цитаты, а также отправлять с его помощью уведомления о внесенных изменениях в статьи. Уведомления и обсуждение будут доступны тем, кто указан в правах доступа на статью.

Другие варианты Баз Знаний подобного функционала не имеют.

В расширенной версии Базы Знаний от IT-Solution в случае, если одну и ту же статью пробуют редактировать несколько сотрудников сразу, те, кто пытается отредактировать позже, не смогут попасть в режим редактирования и увидят предупреждение, что статья уже редактируется. Это позволяет избежать коллизий и потерять нужную информацию.

В других вариантах Баз Знаний подобного функционала нет.

База знаний от IT-Solution позволяет создавать не только статьи и разделы, но также и тесты, которые могут проходить как сотрудники, так и те, кто не зарегистрирован на портале. Результаты тестов сохранятся в Базу Знаний и вы сможете их проанализировать. Это удобный способ провести аттестацию, опрос и т.п.

Остальные варианты Баз Знаний не имеют возможности создавать тесты.

Удобнее всего один раз написать статью, а затем встроить ее везде, где нужно. База Знаний от IT-Solution дает возможность встраивания на любой сайт. Скопируйте HTML код и вставьте его в разметку вашего сайта. Кстати, эта статья создана с помощью вставки статьи из Базы Знаний!

В других вариантах Баз Знаний встраивание на сайты отсутствует.

Счетчик просмотров, последние изменения, список пользователей, имеющих доступ и т.д. — пользователям удобно иметь возможность быстро просмотреть подобную статистику по статье.

Статистика имеется в расширенной версии Базы Знаний от IT-Solution (просмотры, даты создания и изменения, доступы, теги) и в Атлас24 (даты создания и изменения).

Остальные варианты Баз Знаний не предоставляют статистики по статьям.

Если вы используете браузер Google Chrome, то вы сможете создавать статьи в Базе Знаний от IT-Solution, используя голосовой ввод. Кроме того, в этом варианте Базы Знаний существует возможность голосового вывода. Нажав кнопку с наушниками, вы сможете прослушать любую статью.

Другие вариации Баз Знаний не имеют голосового ввода и вывода.

В приложении Корпоративная Вики от AlterEGO имеется возможность переключать язык интерфейса с русского на английский и немецкий.

Язык интерфейса встроенной Базы Знаний может измениться, если переключить язык интерфейса на всем портале, но самостоятельных настроек в ней нет. Нет их и в других вариантах приложений.

Штатная База Знаний имеется во всех группах Битрикс24, в каждой группе она будет своя. Вы не сможете посмотреть содержимое общей Базы Знаний по порталу, находясь на странице группы, и не сможете смотреть Базы Знаний других групп, пока не перейдете на их страницы. Вы не сможете просматривать Базы Знаний групп, находясь в основной Базе Знаний портала.

Приложение База Знаний от IT-Solution автоматически встраивается во все существующие на портале группы и проекты. Находясь на странице группы вы будете видеть контент, предназначенный для группы, и сможете просматривать остальной контент Базы Знаний в зависимости от того, есть ли у вас права на просмотр. Например, экстранет-пользователи будут видеть только ту информацию, что доступна в их экстранет-группе, а обычные сотрудники и администраторы, находящиеся в той же группе, смогут увидеть и другие разделы Базы Знаний, к которым имеют доступ.

Все остальные варианты Баз Знаний не встраиваются в группы и проекты Битрикс24.

Вы сможете вывести информацию из Базы Знаний в карточку звонка Битрикс24, если используете Базу Знаний от IT-Solution. Она также позволяет создать многостраничный справочник со всей необходимой информацией, которая может пригодиться во время телефонного разговора.

Остальные варианты Баз Знаний не имеют подобного функционала.

Работать в Базе Знаний с телефона вы сможете во встроенной Базе Знаний и в расширенной Базе Знаний от IT-Solution.

Встроенная База на мобильных работает аналогично десктопной: надо перейти в нужный раздел самого портала, и оттуда искать Базу Знаний, при этом остальную информацию надо будет смотреть из других мест.

База Знаний от IT-Solution в расширенной версии позволит открыть приложение в новом окне в вашем мобильном браузере и просматривать всю информацию, к которой вы имеете доступ.

Прочие варианты Баз Знаний не имеют мобильных версий.

Иногда может потребоваться изменить автора статьи. Расширенная версия Базы Знаний от IT-Solution дает возможность передать авторство другому сотруднику на портале.

В остальных вариантах Баз Знаний подобный функционал отсутствует.

В этой статье мы постарались рассмотреть подробно возможности каждой Базы Знаний. Надеемся, что этот разбор поможет вам выбрать подходящий вариант для решения ваших задач.

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.