Управление проектами в Битрикс24: Канбан, Скрам, Гант

Представьте: руководитель вовремя ставит задачу, фиксирует сроки, отправляет информацию в чат. У команды нет вопросов, есть необходимые ресурсы, все знают, с чего начать выполнение. Кажется, всё сделано грамотно.

Но дедлайны всё равно горят. Потому что информация рассредоточена: кто-то ведёт список задач в блокноте, кто-то пытается всё запомнить, кто-то теряет важные детали в переписках. И единая картина проекта распадается на фрагменты.

Чем больше исполнителей и задач, тем выше риск, что кто-то что-то упустит. Даже если все стараются работать добросовестно, без специальных инструментов для управления проектами в работу вмешивается человеческий фактор.

Рассказываем, почему важно использовать таск-менеджеры и как этот функционал реализован в Битрикс24.

Ручное управление может быть эффективно, пока задач мало. Но даже в таком случае процесс требует системности. Руководитель должен следить за сроками, контролировать качество работы и помогать команде держать фокус.

При масштабировании такой подход перестает работать. Выясняется, что системности на самом деле и не было: каждый работал, как было удобно именно ему. А держалось всё на внимательности исполнителей и личном участии постановщика задачи.

Однако, чтобы бизнес продолжал расти, руководители должны выйти из операционки и сосредоточиться на стратегических вопросах. Для этого команде нужно научиться работать без постоянного контроля сверху.

Сделать процессы в компании четкими, прозрачными и понятными помогают цифровые инструменты для управления проектами. Это могут быть таск-менеджеры, CRM-системы или платформы для автоматизации бизнеса.

Вот почему такие решения нужны компаниям любого размера:

• Обеспечивают единое пространство для работы. Информация по задачам и срокам, документы, переписка находятся в одной системе. Так все участники проекта видят общую картину.
• Снижают влияние человеческого фактора. Когда все фиксируется в системе, нет необходимости держать информацию в голове.
• Делают процессы прозрачными. Руководитель может оценить ход проекта и загрузку сотрудников, чтобы вовремя скорректировать план и отследить риски.
• Помогают соблюдать сроки. Автоматические напоминания о дедлайнах позволяют держать проект в рамках обозначенных сроков без необходимости ручного контроля.
• Повышают эффективность. Сотрудники знают о задачах, сроках и приоритетах. Это дает им больше самостоятельности, а руководителю — возможность избавиться от микроменеджмента.

Битрикс24 — больше, чем CRM или таск-менеджер. Это полноценная экосистема для автоматизации бизнеса. Платформа помогает избавиться от рутины и объединяет несколько функций: управление проектами, задачами и взаимоотношениями с клиентами, а также инструменты для совместной работы.

С одной стороны, в Битрикс24 есть полноценная CRM-система. Она автоматически собирает запросы из разных источников — сайта, почты, мессенджеров, соцсетей, телефонии — и фиксирует их в базе. Для каждого обращения создается карточка, назначается ответственный за лид и определяется статус.

С другой стороны, на платформе есть инструменты для гибкого управления задачами и проектами: Канбан, диаграмма Ганта, Скрам. Они помогают визуализировать процессы, контролировать дедлайны и нагрузку команды. По факту поступления заявки руководитель может сразу создать задачу и выбрать режим совместной работы.

Такой подход упрощает взаимодействие между отделами. Когда вся компания подключена к одной платформе, специалистам не нужно пересылать друг другу переписки из разных мессенджеров, искать файлы, уточнять статусы — вся информация доступна онлайн в рамках одного окна.

Кроме того, Битрикс24 — отличная альтернатива ушедшим из России сервисам вроде Trello или Jira. Интерфейс платформы интуитивно понятен и не требует долгого обучения, а продуманная логика работы делает управление проектами прозрачным и предсказуемым.

В Битрикс24 есть два базовых инструмента для совместной работы над задачами — это группы и проекты. Они предназначены для обмена документами, командной коммуникации и отслеживания хода выполнения поручений.

Группа создается для длительного взаимодействия по задачам внутри всей компании или конкретного отдела. Инструмент полезен там, где работа идет на постоянной основе — без четких сроков начала и завершения.

Например, бухгалтерия может использовать группу, чтобы хранить шаблоны документов и контролировать сроки подачи отчетов. Отдел маркетинга — для контент-плана, согласования публикаций или банка идей для будущих материалов.

Чтобы создать группу в Битрикс24:

1. В левом боковом меню выберите пункт «Группы» и нажмите кнопку «Создать».
2. В открывшемся окне выберите пункт «Группа» и нажмите «Продолжить».

3. Добавьте название, опционально — описание, аватар и тему оформления.

4. В расширенных настройках можно указать теги для облегчения поиска материалов, инструменты, с которыми будут работать сотрудники, а также тип группы.

5. Определите уровень конфиденциальности. Группу можно сделать открытой — тогда все сотрудники смогут свободно просматривать данные и присоединяться к команде. Закрытая группа видна всем сотрудникам, но присоединиться к ней можно только по запросу или приглашению. Секретная группа видна только состоящей в ней команде, присоединиться можно также по приглашению.

6. На финальном этапе определите состав группы. Владельцем по умолчанию назначается создатель, однако его можно изменить. Модератор — это помощник владельца группы, а команда — исполнители.

Проект — это инструмент для управления задачами, у которых есть конкретная цель, сроки и измеримый результат. В отличие от группы, проект всегда ограничен во времени.

Например, если компания запускает новый продукт, в рамках проекта можно распределить задачи между отделами: от маркетинга до разработки. А затем отслеживать прогресс по каждому этапу.

Проект создается аналогично группе:

1. В левом боковом меню выберите пункт «Группы» и нажмите кнопку «Создать».
2. В открывшемся окне выберите пункт «Проект» и нажмите «Продолжить».
3. Затем добавьте название проекта и опционально — описание, аватар, тему оформления. Также при необходимости можно поработать с расширенными настройками.
4. Настройте уровень конфиденциальности.
5. Определите состав проекта. Назначьте руководителя — по умолчанию им становится создатель проекта. Также вы можете добавить помощника руководителя и исполнителей.

Канбан — один из самых удобных и интуитивно понятных инструментов для управления задачами и проектами. Он позволяет визуализировать весь процесс работы: от подготовительных шагов до финального результата.

Задачи представлены в виде карточек, которые можно перемещать между стадиями: «В работе», «На проверке», «Завершена». Формат позволяет мгновенно оценить, на каком этапе находится проект, где есть задержки и какие вопросы требуют внимания.

Благодаря работе с Канбан-досками:

• Увеличивается прозрачность процессов. Ответственным лицам виден весь ход проекта от начальных этапов до завершающих.
• Налаживается система контроля. Руководителю легко визуально оценить, приближаются ли сроки сдачи проекта и кто из сотрудников перегружен.
• Снижается хаос в работе с задачами внутри команды. Сотрудникам не нужно уточнять статусы, искать файлы в электронной почте и переписках.
• Появляется гибкость в планировании. Если поступают новые вводные, в системе можно быстро добавить этапы и перераспределить задачи.

Главная идея Scrum — делить большой проект на короткие отрезки (спринты), в течение которых команда берет ограниченное количество задач и доводит их до завершения. Спринты длятся 1–4 недели.

В том числе методология бывает удобной, когда команда приступает к новому проекту, финальный результат которого сложно визуализировать. В таком случае глобальную задачу можно разбить на шаги, постепенно двигаясь от этапа к этапу.

В Битрикс24 Скрам помогает:

• Своевременно вносить корректировки. После завершения спринта можно оценить, что сработало, а что нет, и сразу внести улучшения в следующий цикл.
• Обеспечить прозрачность. Каждая задача в спринте находится в общей доске: видно, что в работе, а что завершено.
• Контролировать нагрузку. Руководитель может отслеживать прогресс по задачам и загрузку сотрудников в каждом спринте.
• Планировать работу. Команда заранее формирует бэклог. Это помогает расставить приоритеты и сфокусировать работу.

Если у вас есть Scrum-доски в других системах (Jira, Asana, Trello), их можно импортировать и продолжить работать с проектами уже в Битрикс24. Сделать это можно с помощью приложений из Битрикс24 Маркетплейс.

Чтобы создать доску, зайдите в пункт «Задачи и проекты» и выберите вкладку «Скрам». Укажите название Скрам-команды — глобальную задачу, над которой будете работать. Опционально можно выбрать тему оформления и добавить подробное описание.

Настройте уровень конфиденциальности: открытая команда доступна всем сотрудникам; закрытая — видна всем, но вступить в нее можно только по запросу или приглашению; секретная — видна только участникам, вступить в нее можно также только по приглашению.

Затем добавьте участников. Владельцем по умолчанию назначается создатель, но на этапе формирования состава команды его можно переназначить. Роль владельца — ставить цели и отслеживать результат.

Scrum-мастер — помощник владельца. В его обязанности входит эффективно организовывать работу команды в рамках выбранного режима и поддерживать общий темп спринта.

Команда разработки — специалисты, которые будут решать задачи в рамках спринта. Слово «разработка» не стоит воспринимать буквально: в числе исполнителей могут быть дизайнеры, тестировщики, копирайтеры — все, чья работа влияет на результат.

В список заинтересованных лиц могут войти ваши коллеги, руководители и представители других отделов, которые наблюдают за ходом проекта. Они могут делиться обратной связью, но не вмешиваются в процесс.

Когда Скрам-таблица создана, можно добавлять задачи в бэклог — перечень дел, которые команда должна выполнить. Чтобы приступить к работе, задачи нужно перенести из этого списка в активный спринт. Здесь же можно добавлять эпики — глобальные планы, в рамках которых будет вестись работа по задачам.

Выбранный эпик будет указан под названием задачи. Кроме того, удалить созданный эпик или добавить новый можно из меню «Элементы скрама», расположенного в правом верхнем углу карточки.

Перенесите задачи из бэклога в поле спринта, укажите даты и название этапа. Определить приоритетность и сложность задач в рамках спринта можно с помощью стори-поинтов, которые обозначаются цифрами от 1 до 10. Они отражают, сколько усилий команда потратит на задачи и насколько трудоемким будет спринт.

После нажатия кнопки «Запустить» откроется окно с информацией о спринте: здесь можно изменить даты его проведения, название и описание, а также оценить количество стори-поинтов и задач. Если информация указана корректно, то начать работу над спринтом можно, повторно нажав кнопку «Запустить».

Диаграмма Ганта — классический инструмент планирования, который помогает наглядно оценить весь проект. Задачи в диаграмме представлены в виде горизонтальных полос, отображающих длительность выполнения.

Если сроки меняются, достаточно перетащить полоску, и система автоматически скорректирует планы. Такой визуальный формат делает работу с проектом более понятной и управляемой.

Преимущества диаграммы Ганта:

• Полная прозрачность проекта. Видно, какие задачи и кем были выполнены, какие находятся в процессе, а какие не начаты.
• Понимание взаимосвязей. Если задача задерживается, диаграмма показывает, какие этапы пострадают и куда нужно перераспределить ресурсы.
• Удобное планирование сроков. Можно быстро скорректировать график, изменить приоритеты или продлить этап.
• Контроль нагрузки. Руководитель видит, кто из сотрудников перегружен, а кто может взять дополнительную задачу.
• Контроль сроков. Руководителю достаточно открыть диаграмму, чтобы понять, насколько фактическое выполнение совпадает с планом.

Чтобы создать или изменить диаграмму Ганта, перейдите в пункт «Задачи и проекты», откройте «Задачи» и выберите вкладку «Гант». Все созданные задачи в рамках проекта на диаграмме выглядят как горизонтальные блоки, которые располагаются на временной шкале.

Края блоков можно двигать. Левый край — дата старта работы, правый край — дата финиша. Красная вертикальная черта — крайний срок. Чтобы скорректировать дату начала или окончания задачи прямо на диаграмме, достаточно потянуть блок за соответствующий край и расположить его в нужном месте шкалы.

Крайний срок устанавливается в карточке задачи, однако его также можно двигать на диаграмме. Если часть блока задачи выделена красным, то крайний срок уже прошел и она числится просроченной. Чтобы узнать постановщика, исполнителя и другие сведения, наведите курсор на блок задачи.

Дважды кликнув по блоку, вы откроете карточку задачи. Кроме того, чтобы отредактировать или скопировать карточку, скорректировать сроки и выполнить ряд других действий, вы можете воспользоваться меню, которое откроется после нажатия на блок правой кнопкой мыши.

Между задачами на диаграмме можно установить связь. Это нужно, чтобы четко визуализировать взаимозависимость различных поручений и порядок выполнения работ. Для этого зажмите курсор у нужного края (старт или финиш) блока одной задачи и проведите линию до нужного края блока другой задачи.

Битрикс24 — универсальная платформа, которая объединяет ключевые инструменты для управления проектами. Каждый из них обладает своим подходом и логикой работы: Канбан визуализирует движение от стадии к стадии, Скрам помогает работать спринтами, а Гант позволяет видеть общую картину и управлять связями между задачами.

Эти инструменты создают систему, в которой каждый участник знает, что и когда делать. Благодаря этому работа над задачами становится предсказуемой, а руководители могут сосредоточиться на развитии бизнеса вместо тушения пожаров.

Нужна помощь с подключением и настройкой Битрикс24 под запросы вашей компании? Оставьте заявку в форме ниже. Команда IT-Solution берёт на себя всю техническую часть, превращая платформу в мощный инструмент для развития вашего бизнеса.