Как ставить задачи в Битрикс24, чтобы их выполняли
Как ставить задачи в Битрикс24, чтобы их выполняли
Дата публикации: 15 октября 2025
Задачи поставлены, а результата нет. Часто ли вы сталкиваетесь с такой ситуацией? В Битрикс24 есть множество функций для управления командой и проектами, однако сами по себе они не приносят пользы.
Если изначально зоны ответственности распределены некорректно, исполнители не понимают сути заданий или не знают, к какому сроку их выполнять, то даже современные цифровые инструменты не способны исправить ситуацию.
В статье рассказываем об универсальных принципах постановки задач и о том, как использовать возможности Битрикс24 для получения лучшего результата.
Если изначально зоны ответственности распределены некорректно, исполнители не понимают сути заданий или не знают, к какому сроку их выполнять, то даже современные цифровые инструменты не способны исправить ситуацию.
В статье рассказываем об универсальных принципах постановки задач и о том, как использовать возможности Битрикс24 для получения лучшего результата.
Что мешает эффективной работе с задачами в Битрикс24
Если после внедрения Битрикс24 в компании остаются сложности с эффективностью выполнения задач, то проблема заключается не в самой платформе, а в том, как ее используют. Также стоит обратить внимание на организацию бизнес-процессов в компании в целом.
Вот основные причины, почему даже при наличии правильно настроенного Битрикс24 сотрудники игнорируют задачи, выполняют их не полностью или позже назначенного срока:
Вот основные причины, почему даже при наличии правильно настроенного Битрикс24 сотрудники игнорируют задачи, выполняют их не полностью или позже назначенного срока:
- Размытые и слишком общие описания. Если в задаче нет контекста и она сформулирована в нескольких словах, сотрудник потратит лишнее время на интерпретацию и вряд ли выполнит поручение с первого раза.
- Использование сторонних инструментов. Когда задача ставится в Битрикс24, а ее обсуждение ведется в мессенджерах, то информация часто теряется, а контролировать результат становится сложнее.
- Большой поток однотипных задач. Когда исполнителя одновременно заваливают десятками даже небольших дел, фокус теряется. Если все задачи в Битрикс24 имеют одинаковый приоритет и формат, сложно понять, за что взяться в первую очередь.
- Отсутствие временных рамок. Задачи без дедлайна откладываются на потом и либо выполняются в последнюю очередь, либо о них забывают. Кроме того, если в задаче не указан крайний срок, сотрудник не может четко спланировать рабочую неделю.
- Чрезмерное использование пометок «важно». Если несколько задач имеют высокую приоритетность, сотруднику придется самостоятельно выбирать, за какие из них браться в первую очередь. Поэтому часть поручений окажутся просроченными либо вовсе не выполненными.
- Отсутствие ресурсов. Даже четко сформулированная задача остается незавершенной либо выполняется некачественно, если у сотрудника не хватает для этого времени, прав доступа или нужной информации.
- Недостаток контроля. Из-за отсутствия автоматических напоминаний и отслеживания статусов исполнитель может переключиться на другую работу, потерять задачу из виду и пропустить срок ее выполнения.
- Отсутствие конкретного исполнителя. Если задача ставится сразу на весь отдел, то это часто приводит к диффузии ответственности — каждый сотрудник думает, что работу выполнит кто-то из его коллег.
- Нет критериев для оценки результата. Если в описании нет четких критериев завершения, то исполнитель будет ориентироваться на собственное представление о результате. Из-за чего задачу приходится либо доделывать, либо в итоге выполнять иначе.
Универсальные правила постановки задач
Задачи в Битрикс24 становятся по-настоящему эффективным инструментом, когда они правильно формулируются постановщиком. Для этого есть проверенные методы, которые помогают сделать любое поручение понятным и конкретным — независимо от того, используете ли вы таск-менеджеры или переписываетесь в мессенджере.
Самый известный и популярный инструмент — техника SMART. Она помогает избежать расплывчатых формулировок и проверить, насколько поручение выполнимо. Название техники — это аббревиатура, где каждая буква обозначает критерий для правильной постановки задачи.
Разберем каждый элемент техники SMART подробно — как шаблон, с которым можно сверяться перед отправкой задачи коллеге:
S — Specific (Конкретика)
Задача должна четко отвечать на вопрос «Что именно нужно сделать?» Чем точнее формулировка, тем меньше у исполнителя пространства для интерпретаций: конкретика избавляет от догадок и сокращает количество уточняющих вопросов.
Например:
❌ «Позвони клиенту А.»
✅ «Позвони А. из компании “Ромашка”, обсуди продление договора и зафиксируй его пожелания по условиям»
M — Measurable (Измеримость)
Важно, чтобы и постановщик, и исполнитель заранее понимали, как измерить результат. Речь может идти как о количественных показателях, которые обозначаются в цифрах, так и о наличии в качестве итога определенных файлов или завершенных процессов.
Например:
❌ «Увеличить продажи»
✅ «Увеличить количество лидов с лендинга с 120 до 180 к концу месяца»
A — Achievable (Достижимость)
Задача должна быть реалистичной с учетом возможностей исполнителя: наличия времени, уровня компетенций, доступа к определенным инструментам. В противном случае работа не будет качественно выполнена из-за объективных ограничений.
Например:
❌ «Разработать и запустить новый сайт компании. Дедлайн — вчера»
✅ «Через неделю представить в Figma прототип главной страницы нового сайта компании»
R — Relevant (Актуальность/Значимость)
Задачу нужно связывать с приоритетами проекта. Если она не влияет на ключевые метрики, это повод либо перенести ее, либо переработать. Другими словами, нужно проверить: приближает ли работа к цели или просто загружает сотрудника?
Примеры здесь зависят от контекста:
❌ «Обновить оформление корпоративной группы в “Одноклассниках” под новую акцию», хотя все заявки поступают через сайт, Telegram и VK.
✅ «Настроить рекламу в Яндекс Директ для новой акции и подготовить шаблоны постов в Telegram». Задача напрямую связана с каналами, которые реально приводят клиентов.
T — Time-bound (Ограниченность по времени)
У каждой задачи должен быть конкретный срок выполнения. Это не формальность, а инструмент контроля и приоритизации. Четкий дедлайн дисциплинирует сотрудника, а также помогает ему грамотно спланировать рабочие часы.
Например:
❌ «Проверить работу сайта после обновления»
✅ «Проверить работу сайта после обновления сегодня до 18:00 и сообщить о результатах в рабочий чат»
При этом техника SMART удобна не только для постановщика задачи, но и для самого исполнителя. Благодаря ей у сотрудника появляется ориентир: если какой-то из критериев остается непонятным, то можно уточнить информацию еще до начала выполнения задания.
Самый известный и популярный инструмент — техника SMART. Она помогает избежать расплывчатых формулировок и проверить, насколько поручение выполнимо. Название техники — это аббревиатура, где каждая буква обозначает критерий для правильной постановки задачи.
Разберем каждый элемент техники SMART подробно — как шаблон, с которым можно сверяться перед отправкой задачи коллеге:
S — Specific (Конкретика)
Задача должна четко отвечать на вопрос «Что именно нужно сделать?» Чем точнее формулировка, тем меньше у исполнителя пространства для интерпретаций: конкретика избавляет от догадок и сокращает количество уточняющих вопросов.
Например:
❌ «Позвони клиенту А.»
✅ «Позвони А. из компании “Ромашка”, обсуди продление договора и зафиксируй его пожелания по условиям»
M — Measurable (Измеримость)
Важно, чтобы и постановщик, и исполнитель заранее понимали, как измерить результат. Речь может идти как о количественных показателях, которые обозначаются в цифрах, так и о наличии в качестве итога определенных файлов или завершенных процессов.
Например:
❌ «Увеличить продажи»
✅ «Увеличить количество лидов с лендинга с 120 до 180 к концу месяца»
A — Achievable (Достижимость)
Задача должна быть реалистичной с учетом возможностей исполнителя: наличия времени, уровня компетенций, доступа к определенным инструментам. В противном случае работа не будет качественно выполнена из-за объективных ограничений.
Например:
❌ «Разработать и запустить новый сайт компании. Дедлайн — вчера»
✅ «Через неделю представить в Figma прототип главной страницы нового сайта компании»
R — Relevant (Актуальность/Значимость)
Задачу нужно связывать с приоритетами проекта. Если она не влияет на ключевые метрики, это повод либо перенести ее, либо переработать. Другими словами, нужно проверить: приближает ли работа к цели или просто загружает сотрудника?
Примеры здесь зависят от контекста:
❌ «Обновить оформление корпоративной группы в “Одноклассниках” под новую акцию», хотя все заявки поступают через сайт, Telegram и VK.
✅ «Настроить рекламу в Яндекс Директ для новой акции и подготовить шаблоны постов в Telegram». Задача напрямую связана с каналами, которые реально приводят клиентов.
T — Time-bound (Ограниченность по времени)
У каждой задачи должен быть конкретный срок выполнения. Это не формальность, а инструмент контроля и приоритизации. Четкий дедлайн дисциплинирует сотрудника, а также помогает ему грамотно спланировать рабочие часы.
Например:
❌ «Проверить работу сайта после обновления»
✅ «Проверить работу сайта после обновления сегодня до 18:00 и сообщить о результатах в рабочий чат»
При этом техника SMART удобна не только для постановщика задачи, но и для самого исполнителя. Благодаря ей у сотрудника появляется ориентир: если какой-то из критериев остается непонятным, то можно уточнить информацию еще до начала выполнения задания.
Как работать с задачами в Битрикс24
Задачи в Битрикс24 — удобный инструмент для постановки заданий, фиксации и контроля результата. Ответственные лица всегда знают, кто и какие задачи взял в работу, в какие сроки должен уложиться и какой результат ожидается на выходе. Что важно: информация полностью прозрачна для всех сторон.
Внутри карточек Битрикс24 можно вести переписку, прикладывать файлы, а также добавлять чек-листы с указанием отдельных исполнителей к каждому подпункту. Кроме того, система сама напоминает о приближении крайнего срока, что помогает избежать просрочек по проектам.
Рассмотрим функционал инструмента подробно.
Внутри карточек Битрикс24 можно вести переписку, прикладывать файлы, а также добавлять чек-листы с указанием отдельных исполнителей к каждому подпункту. Кроме того, система сама напоминает о приближении крайнего срока, что помогает избежать просрочек по проектам.
Рассмотрим функционал инструмента подробно.
Постановка задачи
Чтобы указать больше параметров, откройте полную форму постановки задачи — кнопка расположена в правом нижнем углу карточки. Здесь среди прочего можно:
- Использовать ИИ-ассистента CoPilot, чтобы сформулировать или улучшить описание.
- Использовать визуальный редактор.
- Не только прикрепить файл, но и с нуля создать документ формата docx, xlsx, pptx, board.
- Добавить Постановщика, Соисполнителей, Наблюдателей.
- Установить дополнительные параметры настройки крайнего срока.
- Настроить напоминания.
- Установить время для выполнения задачи.
- Добавить теги, указать связанные задачи.
- Установить связь между задачами с помощью диаграммы Ганта.
- Настроить связь с элементами CRM.
Чтобы создать задание, в левом боковом меню выберите пункт «Задачи и проекты» и нажмите кнопку «Создать» или кнопку с изображением молнии. После этого откроется форма для быстрого создания новой задачи. Здесь можно указать основную информацию, следуя методике SMART:
- Название задачи. Оно должно быть кратким и конкретным. Хорошее название работает как навигатор: с первого взгляда понятно, о чем идет речь.
- Исполнитель. Задачу можно ставить не только кому-то из коллег, но и себе.
- Крайний срок. Оставлять задачу по умолчанию «Без срока» не рекомендуется, чтобы не потерять ее из виду — даже если процесс несрочный.
- Файлы. К карточке можно прикрепить текстовый документ, таблицу, презентацию, изображение, аудио- и видеофайлы. Загрузить их можно с устройства или с Диска Битрикс24.
- Чек-листы. Задачу можно разбить на подпункты, отдельно назначить ответственного для каждого из них и прикрепить нужные файлы.
- Проект. Задачу можно сразу добавить в общее рабочее пространство, чтобы иметь доступ ко всему контексту в рамках проекта.
Роли в карточке Задачи
В карточке Задачи указываются Исполнитель, Постановщик, а также опционально — Соисполнитель и Наблюдатель. Если первые две роли пояснений не требуют, то зоны ответственности Соисполнителя и Наблюдателя не так очевидны.
Соисполнители подключаются, если задача состоит из нескольких этапов или требует участия нескольких специалистов. Они помогают ответственному сотруднику: могут добавлять документы, делиться ссылками и оставлять комментарии. Соисполнители ускоряют выполнение задачи и снижают нагрузку на исполнителя.
Наблюдатель следит за задачей, но не выполняет работу сам. Он получает уведомления об изменениях, может добавлять комментарии, но не несет ответственности за результат, роль наблюдателя — оставаться информированным и при необходимости давать обратную связь.
Соисполнители подключаются, если задача состоит из нескольких этапов или требует участия нескольких специалистов. Они помогают ответственному сотруднику: могут добавлять документы, делиться ссылками и оставлять комментарии. Соисполнители ускоряют выполнение задачи и снижают нагрузку на исполнителя.
Наблюдатель следит за задачей, но не выполняет работу сам. Он получает уведомления об изменениях, может добавлять комментарии, но не несет ответственности за результат, роль наблюдателя — оставаться информированным и при необходимости давать обратную связь.
Работа с чек-листами
При необходимости для конкретных пунктов чек-листа можно установить повышенную приоритетность, нажав кнопку «важно». Если пункт добавлен случайно или больше неактуален, его можно удалить, при этом чек-лист останется на месте.
Для удобства вы можете корректировать видимость пунктов. Для этого нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу карточки.
Для удобства вы можете корректировать видимость пунктов. Для этого нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу карточки.
- Чтобы в списке отображались все пункты, включая выполненные, у пункта «Показать выполненные» должна стоять галочка.
- Чтобы видеть только те пункты, к которым вы имеете отношение как исполнитель или наблюдатель, галочку нужно поставить у пункта «Показать только мои».
Чек-лист в Задачах Битрикс24 помогает разбить большое задание на промежуточные этапы, упростив работу. Также чек-листы удобно использовать в рамках рутинных повторяющихся задач, где требуется совершить определенный порядок действий.
Создавать и редактировать чек-листы могут все участники, кроме наблюдателя. К каждому пункту списка можно добавлять исполнителей и наблюдателей, прикреплять файлы, указывать подпункты. Ограничений по количеству уровней вложенности подпунктов нет.
Создать чек-лист можно прямо из текста описания задачи: выберите нужный фрагмент и нажмите кнопку «в чек-лист». После этого появится пункт списка с соответствующим названием.
Создавать и редактировать чек-листы могут все участники, кроме наблюдателя. К каждому пункту списка можно добавлять исполнителей и наблюдателей, прикреплять файлы, указывать подпункты. Ограничений по количеству уровней вложенности подпунктов нет.
Создать чек-лист можно прямо из текста описания задачи: выберите нужный фрагмент и нажмите кнопку «в чек-лист». После этого появится пункт списка с соответствующим названием.
Работа с крайним сроком Задачи
В Битрикс24 есть возможности для расширенных настроек сроков выполнения задач. Помимо даты окончания вы можете указать предполагаемую дату старта, а также продолжительность работы.
Помимо этого, постановщик может:
Помимо этого, постановщик может:
- Разрешать и запрещать исполнителю корректировать срок выполнения задачи. Если редактирование разрешено и исполнитель воспользуется этой опцией, постановщику придет оповещение.
- Пропускать или включать выходные и праздничные дни в сроки по задачам. График можно настроить индивидуально, если расписание сотрудника отличается от стандартной пятидневной рабочей недели.
- Установить или отказаться от контроля задачи после завершения. Если поручение требует проверки, постановщик автоматически получит оповещение после того, как исполнитель завершит задание.
- Добавлять в избранное. В этот список попадают все задачи с подобной отметкой вне зависимости от роли сотрудника.
- Добавлять в план на день. В виджете с учетом рабочего времени есть вкладка с планами сотрудника на день, откуда можно быстро перейти в карточку задачи.
- Устанавливать сроки выполнения задания, ориентируясь на момент начала и завершения подзадач. В частности, основная задача может быть закрыта автоматически после завершения всех подзадач и наоборот.
Пользовательские поля
Иногда в Задачах нужно отразить информацию, для которой по умолчанию нет подходящего системного поля. Тогда пользователи могут задать собственные уникальные параметры, чтобы зафиксировать в карточке все необходимые данные и адаптировать ее под себя.
Пользовательские поля в Задачах обладают гибкими настройками и бывают разных типов: текстовыми, числовыми, с указанием даты и времени. Это дает возможность настроить платформу именно под ваши бизнес-процессы, будь то ведение проекта, юридическая работа или рекламная кампания.
Пользовательские поля в Задачах обладают гибкими настройками и бывают разных типов: текстовыми, числовыми, с указанием даты и времени. Это дает возможность настроить платформу именно под ваши бизнес-процессы, будь то ведение проекта, юридическая работа или рекламная кампания.
Шаблоны задач
Чтобы каждый раз не редактировать с нуля карточку Задачи для повторяющегося задания, в Битрикс24 можно настроить шаблон. Достаточно один раз создать заготовку, а затем запускать типовые Задачи за пару кликов. Сделать это можно, перейдя в Задачи и Проекты → Еще → Шаблоны.
После нажатия кнопки «Создать» открывается полноценное окно для редактирования карточки. Работать с ней можно, как с обычной формой: добавить описание, чек-листы, исполнителей, изменить крайний срок. Сохраненный шаблон будет доступен в раскрывающемся списке кнопки «Создать» в «Задачах и проектах».
Работа с подзадачами
- В процессе создания задачи с нуля.
В расширенной форме нажмите кнопку «Дополнительно» → «Сделать подзадачей» → «Добавить». Здесь вам нужно выбрать, какая задача станет основной для данной подзадачи.
- Из списка задач.
Найдите задачу, для которой хотите создать подзадачу, раскройте список доступных действий и выберите пункт «Добавить подзадачу».
Подзадача в Битрикс24 — это отдельное поручение, которое входит в состав более крупной задачи и помогает разбить ее на отдельные шаги. Это удобно и для исполнителя, и для постановщика: так проще работать с объемными заданиями, расставлять приоритеты и контролировать прогресс.
В отличие от пунктов чек-листа, по каждой подзадаче можно установить крайний срок и отслеживать время ее выполнения. Процесс постановки подзадачи идентичен созданию обычной задачи. В карточке вы найдете те же поля: название, описание, распределение ролей ответственных лиц и другие параметры.
Создать подзадачу можно несколькими способами:
Для этого откройте форму, раскройте меню «Еще» и пункт «Добавить подзадачу». Другой способ — в правом верхнем углу карточки нажмите кнопку «Добавить» → «Добавить подзадачу».
В отличие от пунктов чек-листа, по каждой подзадаче можно установить крайний срок и отслеживать время ее выполнения. Процесс постановки подзадачи идентичен созданию обычной задачи. В карточке вы найдете те же поля: название, описание, распределение ролей ответственных лиц и другие параметры.
Создать подзадачу можно несколькими способами:
- Из уже созданной карточки основной задачи.
Для этого откройте форму, раскройте меню «Еще» и пункт «Добавить подзадачу». Другой способ — в правом верхнем углу карточки нажмите кнопку «Добавить» → «Добавить подзадачу».
Итог: как правильно ставить задачи в Битрикс24
В Битрикс24 есть все необходимые инструменты для того, чтобы задачи выполнялись вовремя. При этом все зависит не только от настроек системы, но и от того, насколько грамотно формулирует поручения постановщик.
На этапе создания задачи важно использовать систему SMART как ориентир. Четкое название и описание, наличие необходимых документов, а также адекватные требования и сроки помогут исполнителю выполнить задание быстро и качественно.
Также важно использовать все возможности платформы. Чек-листы, уведомления, настройки сроков выполнения — не формальность. Эти функции превращают работу с задачами в управляемый процесс, где все знают, что и к какому сроку делать.
На этапе создания задачи важно использовать систему SMART как ориентир. Четкое название и описание, наличие необходимых документов, а также адекватные требования и сроки помогут исполнителю выполнить задание быстро и качественно.
Также важно использовать все возможности платформы. Чек-листы, уведомления, настройки сроков выполнения — не формальность. Эти функции превращают работу с задачами в управляемый процесс, где все знают, что и к какому сроку делать.
Нужна помощь с внедрением или доработкой Битрикс24? Оставьте заявку в форме ниже. Команда IT-Solution берет на себя всю техническую часть, превращая платформу в мощный инструмент для развития вашего бизнеса.
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
Смотрите также
Смотрите также