Автоматизированная биллинговая система на базе интеграции Битрикс24 и 1С

Работа сотрудников отдела продаж компании, включая коммуникации с клиентами и сопровождение сделок, ведется в CRM Битрикс24. Однако различные финансовые операции, например, формирование счетов по договорам, выполняются в 1С. В связи с этим менеджерам приходится постоянно переключаться между двумя программами, что отнимает много времени. Кроме того, в 1С хранится множество конфиденциальной информации, которая предназначена только для руководства и бухгалтеров.

Сотрудникам приходится вручную формировать договоры по каждой сделке. Кроме того, после их подписания менеджерам необходимо вручную привязывать документы к сделкам в 1С. Это не только отнимает большое количество времени, но и приводит к возникновению различных ошибок.

Компания разрабатывает специализированные сервисы, доступ к которым предоставляется по подписке. Ежемесячно клиентам необходимо вносить фиксированную сумму для продления доступа к программному обеспечению. Однако контроль поступлений оплат по договорам осуществляется полностью в ручном режиме. Менеджерам отделов продаж приходится постоянно проверять сделки и договоры, чтобы заблаговременно сформировать счета на продление подписок и отправить их клиентам. Кроме того, после отправки счетов сотрудники вынуждены вручную проверять, поступила ли оплата по тому или иному счету.

Когда менеджер согласовал с клиентом покупку подписки на сервис, а также заполнил данные компании и добавил все необходимые товары, ему необходимо перенести сделку в отдельную воронку продаж «Лицензии». Для этого достаточно передвинуть созданную сделку на завершающую стадию основной воронки, после чего система предложит выполнить перенос.

После переноса сделка будет зафиксирована на первой стадии воронки продаж «Лицензии».

Далее менеджеру необходимо перепроверить указанные реквизиты, прикрепить карточку компании, а затем передвинуть сделку на стадию «Формирование договора».

При переносе сделки на стадию «Формирование договора» открывается специальное меню, в котором менеджеру необходимо указать основную информацию о формируемом договоре.

После заполнения всех полей остается нажать кнопку «Сохранить», после чего система автоматически сформирует договор на основании данных, указанных в сделке.

Далее менеджеру остается только отправить договор клиенту, дождаться его подписания и передвинуть сделку на следующую стадию.

После того как договор подписан клиентом, менеджеру необходимо зафиксировать его в 1С. Для этого достаточно перенести сделку на стадию «Загрузка в 1С». После этого система автоматически создает клиента, заказ покупателя и договор на стороне 1С. Никаких дополнительных действий сотрудника не требуется.

На данной стадии в 1С автоматически формируется счет, а затем выгружается в карточку сделки на стороне Битрикс24. Благодаря этому менеджеру не нужно переключаться между программами — все операции система выполняет автоматически.

После отправки счета менеджер может переключиться на работу с другими клиентами. При поступлении денежных средств бухгалтер компании привяжет оплату по выставленному счету на стороне 1С, после чего система автоматически передвинет сделку в Битрикс24 на стадию «Оплата поступила».

На данной стадии автоматически фиксируются все сделки, по которым поступила оплата. Менеджеру необходимо выслать клиенту данные учетной записи в сервисе, а затем перенести сделку в отдельную автоматизированную воронку биллинга «Абонентское сопровождение».

При переносе из воронки «Лицензии» сделка фиксируется на первой стадии воронки «Абонентское сопровождение». Сделка остается на данной стадии до истечения оплаченного срока подписки. При наступлении даты окончания подписки система автоматически создает новый счет в 1С, фиксирует его в карточке Cделки на стороне Битрикс24, а затем меняет стадию Cделки на «Счет выставлен».

Далее менеджерам необходимо отправить сформированный счет заказчику и передвинуть Сделку на стадию «Счет отправлен».

На данной стадии фиксируются все Cделки, по которым клиентам были отправлены счета. При поступлении денежных средств и их фиксации в 1С карточка Cделки автоматически перейдет на стадию «Счет оплачен».

Все сделки, счета по которым были оплачены клиентами, автоматически передвигаются на стадию «Счет оплачен». Далее система возвращает Сделки на первую стадию воронки «Ожидание счета», где они остаются до окончания оплаченного периода подписки. После этого цикл возобновляется.

Главный итог нашей работы — создание системы синхронизации Битрикс24 и 1С, которая позволяет сконцентрировать всю работу менеджеров отдела продаж в CRM. Сотрудникам больше не нужно переключаться между программами, чтобы прикрепить к Cделке договор или выставить счет. Более того, наше решение обеспечивает автоматический биллинг абонентских договоров, что освобождает сотрудников от необходимости бесконечно проверять документы для своевременного выставления счетов на продление подписок.