Как вести домашнюю бухгалтерию в Битрикс24 в целях учета расходов

Дата публикации: 10 декабря 2018

Использование функционала Битрикс24 в личных целях. Как заставить CRM систему работать на благо семьи? - расскажет генеральный директор компании IT-Solution Хлобыстин Евгений.

Наша компания занимается продажей и внедрением CRM системы Битрикс 24. И в своей работе мы каждый день наглядно убеждаемся, насколько полезна эта система для бизнеса, сколько различных процессов она помогает отследить и проконтролировать.

"Тесно взаимодействуя с Битрикс24 по работе и изучая его, в какой-то момент я осознал, что механизмы учета предлагаемые этой системой могут использоваться не только в бизнес-процессах, но и при учете и контроле личных расходов,- рассказывает Евгений Хлобыстин.

"Зная особенности Битрикс24, я предложил жене попробовать фиксировать и структурировать информацию о наших семейных расходах с помощью CRM системы. Моей целью было оценить возможность использования Битрикс 24 в ведении домашней бухгалтерии и заодно познакомить супругу с этой программой, для того, чтобы и она могла увидеть все неоспоримые плюсы ее использования".

Для того, чтобы как можно более наглядно показать, каким образом CRM систему можно трансформировать под нужды семьи, мы в качестве примера возьмем некую семью Битриксовых. Они так же как и любая другая семья покупает продукты в магазинах, ходит в кафе и рестораны, посещает культурные мероприятия. Но как это часто бывает траты и расходы есть, а вот понимания сколько и по каким именно статьям уходит денег - нет. И даже если некоторые семьи ведут домашнюю бухгалтерию, то зачастую эти данные не системны, не наглядны и в конечном итоге просто теряются в быстро меняющемся потоке информации. Многие начинают вести домашнюю бухгалтерию в Excel файлах, но там также нет возможности наглядно увидеть всю картину расходов.

Создайте свою собственную домашнюю бухгалтерию с помощью Битрикс24. Предлагаем установить БЕСПЛАТНУЮ версию! Функционала бесплатного Битрикс24 хватит для того, чтобы познакомиться и подружиться с программой.

Сейчас мы поэтапно рассмотрим, как превратить CRM систему в удобную и практичную домашнюю бухгалтерию. Стоит отметить,что реализация нашей задачи не требует никаких первоначальных вложений.У Битрикс24 есть бесплатный тариф, который вполне подойдет для решения поставленного вопроса. После того, как вы заведете свой собственный портал, первым делом необходимо добавить «сотрудников». Но наши "сотрудники" в данном случае - это собственно те члены семьи, расходы которых мы хотим учесть: муж, жена, свекровь, теща и т.д.

После того, как мы добавили семью на портал, переходим к разделу – CRM. В этом разделе нас будут интересовать следующие блоки – Старт, Сделки, Лента, Отчеты, Воронка продаж, Мои дела, Компании, Контакты.

Старт даст Вам наглядную картину распределения расходов по заданному интервалу времени. Можно посмотреть распределение средств по дням, месяцам, кварталу, год и т.д. Сколько в январе мы потратили на продукты питания? Много ли израсходовали средств в сентябре на детей? (подготовка к школе и детскому садику). И ещё Вы можете увидеть общую сумму «сделок», а точнее покупок по каждому месяцу в целом. Узнайте, какой месяц был наиболее экономным.

Сделки – это те самые покупки, которые Вы совершили. То есть один чек из магазина - это одна сделка, которую в свою очередь можно расширить и дополнить необходимой информацией. Она будет содержаться в Стадиях. Сюда мы заносим статьи расходов. Например, продукты, хоз.расходы, развлечения, квартплата, автомобиль и т.д. Получается достаточно красочный Канбан, из которого сразу видны Ваши расходы за весь период ведения домашней бухгалтерии бесплатно.

В карточках сделок заполняем те поля, которые Вам кажутся важными. Можно ввести название расхода, чтобы в дальнейшем помнить, на что именно вы потратили свои деньги. То есть эта информация уже более детальная. Варианты расходов: продуктовая корзина на неделю, корм черепашке, поход в кино и т.д. После детального заполнения сделки (здесь вы сами можете решать, насколько оно будет детальным) заполняем сумму, дату начала и завершения. Дополнительно, если Вы знаете, что Вам это пригодится,можно заполнить информацию о компаниях (поле "Компания"). Это сведения о тех, кто предоставил услуги (например, гипермаркет Окей, зоомагазин "Веселые питомцы"). В будущем в отдельной вкладке «Компания» вы можете заполнять карточки контрагентов, чтобы наверняка не забыть какая химчистка не испортила Вашу одежду, и какая стоматология действительно качественно ставит пломбы.

И конечно, самый интересный момент – анализ расходов. Его можно настроить с помощью раздела – отчеты. Битрикс24 дает нам много вариантов отчетов, но большинство из них никак не пригодятся в случае домашней бухгалтерии. Самым показательным и полезным для нас будет отчет «Распределение сделок по стадиям». В фильтрах выбираем период, за который нам интересно получить отчет. Создается график и таблица с количеством покупок за конкретную статью, а также затраченная сумма.

Самый красочный отчет, это несомненно воронка продаж. В нашем случае, мы её будем называть «воронкой покупок». С помощью фильтров можно задать день, месяц, год или конкретный интервал, который Вас интересует. Отфильтруйте по «ответственным», а точнее по тем членам семьи, которые что-то покупали и посмотрите кто больше всех тратит в вашей семье.

Итак, мы убедились, что использовать систему CRM можно в самых разных целях! С помощью нее можно очень быстро и без каких-либо затрат организовать свою собственную домашнюю бухгалтерию бесплатно.

Конечно же, на рынке существует большое количество программ, предлагающих ведение домашней бухгалтерии. В них существуют разные виды отчетов, и функционал таких систем "заточен" под конкретную задачу – учет расходов и доходов.

Однако не вступая в конкуренцию с этими программами, мы просто попытались рассказать и наглядно показать Вам ещё один вариант, который,с нашей точки зрения является более быстрым, экономным и простым. Он не требует никаких финансовых вложений, несложен в использовании, а также позволяет наглядно увидеть когда, как и на что ваша семья тратит деньги. И не забывайте, что у Битрикс24 есть мобильная версия, а значит все расходы можно вносить, как говорится, не отходя от кассы.

• 1 портал Битрикс24
• Потрачено – 0 рублей
• Занимает времени – 20 минут (создали портал, завели членов семьи, настроили стадии, настроили поля сделок, настроили отчеты, скрыли ненужные разделы в боковом меню и вынесли необходимые)
• Преимущества – быстро, просто, без вложений, есть мобильная версия.
• Недостатки – не автоматизирован процесс заполнения каждой покупки, небольшое количество нужных отчетов.

Опрос: Что бы вы хотели автоматизировать с помощью CRM? Пример - учет расходов :) Предлагайте свои идеи и самые смелые, мы постараемся реализовать и потом напишем кейс, указав автора идеи.

Понравилась статья? Хотите самостоятельно создать домашнюю бухгалтерию? Тогда предлагаем установить БЕСПЛАТНУЮ версию Битрикс24!

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.