К нам обратился федеральный оптовый поставщик спортивных товаров. Компания более 20 лет на рынке и на сегодняшний день сотрудничает с более чем 1000 организаций по всей России.
Основная точка коммуникационных и координационных процессов реализованы в Битриксе.
Задача
- Сократить время на организацию и старт процесса адаптации новых сотрудников
В компании сложный и многоэтапный процесс онбординга новичков. Регламент процесса был изложен в двух документах:
1. Первый список содержит в себе сотрудников и отделы, которые участвуют в найме и адаптации новых сотрудников.
2. Второй список содержит в себе информацию о процессе адаптации.
При найме каждого нового сотрудника, ответственный HR-специалист тратил минимум 2 часа на формирование всех необходимых задач. Это требовалось для того, чтобы описанный на бумаге процесс поддерживался в рамках Битрикса.
Решение
- Шаблоны задач
Начали с того, что открыли для клиента шаблоны задач — на этапе первых переговоров выяснилось, что они просто не использовались. Мы показали их, объяснили суть и научили с ними работать. С помощью шаблонов вышеупомянутые два часа работы, которые тратились на формирование задач по каждому новому сотруднику, сжались до 15 минут.
- Настройка нового бизнес-процесса
На втором этапе предложили решение, которое перевернуло в восприятии клиента всю логику работы и открыло ему новые возможности Битрикс24. В основе решения — бизнес-процессы, с привязкой к ленте новостей.
Весь процесс оформления нового сотрудника мы разбили на три блока и укомплектовали в один бизнес-процесс, запускающийся прямо из ленты новостей. Необходимо было только указать ФИО, дату рождения, телефон, отдел и дату выхода сотрудника на работу.
Первый блок процесса
Ставит задачу на трудоустройство нового сотрудника. Сам он в этой задаче не участвует, ответственными являются те сотрудники и отделы, которые задействованы в оформлении. В зависимости от того, в какой отдел приходит новый сотрудник, выбирается руководитель. Остальные параметры для трудоустройства сотрудника фиксируются в теле задачи.
Второй блок процесса
Постановка задачи на адаптацию. В этой задаче ответственным является уже новый сотрудник, а его руководитель выступает в роли постановщика.
Третий блок процесса
Назначение адаптационных встреч. Они заносятся в отдельный календарь, привязываются к карточке нового сотрудника и получают порядковые номера. Всего запланировано четыре встречи, через определенные промежутки времени, отсчитывая от первого дня работы. Принимаемый на работу сотрудник видит график этих встреч в календаре.
- Особенности реализации нового бизнес-процесса
В реализации решения столкнулись с двумя нюансами, которые удалось успешно разрешить.
Создание нового сотрудника в Битрикс
На момент запуска бизнес-процесса нового сотрудника еще не было в Битриксе. Но это было необходимым условием для старта блока постановки задачи на адаптацию и блока по адаптационным встречам.
Чтобы решить задачу, мы воспользовались функцией автоматической проверки — она выполнялась раз в сутки. То есть, каждый день, в 13:00, Битрикс проверяет появилась ли на портале учетная запись нового сотрудника. Если она есть, то процесс запускается. Если нет — снова пауза на сутки. При этом запустившему бизнес-процесс сотруднику приходит уведомление об отсутствии учетной записи новичка.
Создание нескольких чек-листов
В задачах о приеме на работу и адаптации необходимо было создавать несколько чек-листов. По умолчанию Битрикс не обладает таким функционалом.
Однако мы нашли оригинальное решение. Если в одном из параметров запроса REST API не указывать «родителя» чек-листа, то автоматически формируется новый чек-лист.
- Отдельная группа задач для HR
Благодаря новой группе все задачи аккумулируются в одном месте. Они всегда под рукой и на виду у менеджеров HR-отдела.
Результат
Главный итог нашей работы — мы сократили время на организацию и старт процесса адаптации новых сотрудников с двух часов до трех минут.
Наши решения помогли клиенту:
- Автоматизировать процесс старта онбординга новых сотрудников.
- Эффективно использовать время HR-менеджеров.
- Сгруппировать все задачи HR-отдела в одном месте.