В этой статье описано одно из решений, которое было создано для компании, предоставляющей IT-услуги.
Используемая конфигурация:
1С Предприятие 8.3 (Комплексная автоматизация 2.4), коробочный Битрикс24
Предыстория и задача, стоявшая перед нами:
Изначально компания вела учет клиентов исключительно в 1С. Там хранились все управленческие данные: всё, что касалось оплат, отчетов и т.п. Работать в 1С было удобно, когда клиентов было не очень много, и возможностей 1С было более чем достаточно. Компания росла, сформировался отдельный отдел продаж, росло количество новых клиентов, а также лидов — самых первых касаний. Ситуация стала такой, что далеко не все обращения превращались в клиентов, и собирать всё в 1С было бы не удобно. Поэтому заказчик начал работать с CRM и какое-то время у него было 2 базы клиентов: старая, хранящаяся в 1С, и новая, хранящаяся в Битрикс24. Работать так было не удобно, требовалось решение, которое бы позволило бы объединить две клиентские базы в одну.
Каждый, кто сталкивался с подобной задачей, понимает, что объединить две принципиально разные базы, которые какое-то время велись совершенно по-разному, — задача не простая. Нужно учитывать множество данных, которые могут не совпадать, и из-за которых могут возникать конфликты. Помимо этого, далеко не все данные, которые имелись в Битрикс24, нужно было переносить в 1С. Хотелось собрать в 1С только тех, кто приобрел услуги заказчика, а весь остальной массив обращений (лиды, сделки, которые не окончились покупкой, и тому подобное) — не переносить из Битрикс24. Эта информация нужна была только в CRM, чтобы менеджеры могли видеть историю взаимодействия, попробовать поработать с клиентом дальше, и т.д., но в 1С эти данные были бы лишними.
Решение:
Преимущество ситуации с IT-компанией состоит в том, что она продает услуги: они имеются в неограниченном количестве, соответственно, не нужно вести складской учет и контролировать остатки на складах. Это немного упрощало задачу. Помимо этого, вся номенклатура, которую продаёт заказчик, имеет фиксированную цену, что также является плюсом: в сложившихся условиях не требуется решение, которое бы учитывало гибкие изменения расценок на товар, индивидуальные скидки клиентам и тому подобное.
По сути, для менеджеров, работающих в Битрикс24, было достаточно иметь возможность легко и быстро выставить счёт клиенту. А дальше весь учёт ведётся уже на стороне 1С. Поэтому была создана интеграция, которая позволяет менеджерам, работающим в Битрикс24, формировать счета, получая данные из 1С.
Мы определили ключевые данные, по которым было бы удобно настроить соответствия, игнорируя всю прочую информацию, синхронизировать которую не было необходимости. Для товаров это Артикул, для клиентов — ИНН, а для сотрудников — рабочая почта. Чтобы настроить соответствие номенклатуры, на стороне 1С было заполнено поле Артикул, которое заполнили у услуг, которые продает заказчик.
В Битрикс24 настроили бизнес-процесс, который позволяет создавать счета на услуги, хранящиеся в 1С. Менеджеру нужно только выбрать из списка номенклатуру и ИНН компании. ИНН подтянется автоматически, если он заполнен. Если ИНН отсутствует, менеджер может заполнить его вручную и выставить для поля "Добавить введенный ИНН в компанию" значение "Да".
В результате выполнения Бизнес-процесса создается счёт, который автоматически будет сохранен и в Битрикс24, и в 1С. Никакие данные не потребуется отправлять вручную, счёт автоматически создастся в 1С, а печатная форма сразу появится в Сделке Б24.
В Битрикс24 будет доступно .pdf превью созданного счёта, которое можно будет скачать или сохранить на Битрикс24 диск, а также отправить клиенту.
Контактные данные сотрудников для формируемых счетов берутся по рабочему e-mail: сравниваются ответственные за сделку пользователи Б24 и сотрудники, хранящиеся в 1С. В компании заказчика маленькая текучка кадров, поэтому настройка сопоставления сотрудников в 1С и Битрикс24 по email оказалось самым простым решением. Соответственно, когда сотрудник вызывает бизнес-процесс, происходит сопоставление по его рабочей почте, и никакие другие данные не сравниваются, а значит, если на портале сотрудник сохранен как Вася Иванов, а в 1С — как Василий Петрович Иванов, он найдется в любом случае, до тех пор, пока его рабочая почта не поменяется, что крайне маловероятно.
На примерах выше продемонстрирована работа интеграции для уже имеющихся клиентов: просто находим их по ИНН. Однако, решение предусматривает и случай, когда в 1С еще нет контрагента с ИНН, который передается из Битрикс24.
Если запустить бизнес-процесс для сделки с компанией, которая существует только на стороне Битрикс24, по её ИНН найдутся все необходимые данные, которые в 1С прилетят с помощью сервиса ДаДата. В 1С создадутся новые партнер и контрагент со всей информацией, полученной из ДаДаты, и всё это будет использовано для формирования счетов, которые, как и в прошлом случае, сохранятся автоматически и в Битрикс24, и в 1С.
Таким образом:
- настроено соответствие продаваемых услуг по Артикулу. Цены подтягиваются автоматически из прайс-листов в 1С.
- настроено соответствие между Компаниями в Битрикс24 и Контрагентами в 1С по ИНН. С помощью ИНН из 1С вытягиваются Реквизиты и Партнёры, и все нужные данные подставляются в формируемые бизнес-процессом счета.
- настроено соответствие между сотрудниками на портале и в 1С по рабочему e-mail, игнорируются все несовпадения вариаций ФИО и т.п.
- счет создаётся автоматически и в Битрикс24, и в 1С
- обмен происходит только когда необходимо, при запуске бизнес-процесса.
- обмениваемся минимумом данных, не сохраняя и не перезаписывая ничего лишнего.
- легко и быстро настраивается и разворачивается.
- можно вести две базы параллельно, не волнуясь о том, что данные будут конфликтовать.
Данное решение полностью решает стоявшую задачу: происходит обмен только необходимыми данными, автоматически появляются нужные счета, и при этом, по сути, классическая интеграция, когда происходит полный обмен всей информации о клиентах и товарах, — отсутствует.
Данное решение позволило избежать распространенных проблем, когда в разных местах один и тот же клиент сохранен под немного разным названием (например, в Битрикс24 название компании указано без "ООО" и тому подобное), — клиент определяется только по ИНН, поэтому даже если во всех остальных полях будут неточности, его корректные данные найдутся и подставятся в счёт. При обмене данными не сверяются товары по названиям, что, опять же, избавляет от ошибок и несоответствий, которые неизбежны при наличии двух баз: нужная информация подтягивается по Артикулу из 1С.
Заказчик может продолжать работу в обеих базах, не волнуясь о конфликтах, и при этом имея возможность передать необходимые данные быстро, создать все нужные счета с точной юридической информацией о клиенте. Настроенное решение позволяет ничего не терять, и при этом не бороться с бесконечными несоответствиями данных, которые неизбежны при ведении двух больших клиентских баз.
У вас похожий случай? Обратитесь к нам, и мы найдем оптимальное решение для вашей компании!